Канцелярія університету

Матеріал з Electronic Encyclopedia of Lviv Polytechnic
Перейти до: навігація, пошук
Канцелярія університету
Керівник Кукляк Романна Миколаївна
Сторінка на lp.edu.ua http://lp.edu.ua/node/459

Основним завданням канцелярії є забезпечення чіткої організації діловодства в університеті у відповідності з основними положеннями ЄДСД, "Примірної інструкції з діловодства..." та інструкцією з організації та веденню діловодства в університеті.

Канцелярія є самостійним структурним підрозділом Національного університету "Львівська політехніка" та підпорядковується безпосередньо Бобало Юрій Ярославович ректору. Канцелярія у своїй діяльності керується чинним законодавством України, Статутом університету, Колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку, розпорядженнями ректора.

== Цілі та завдання канцелярії ==

Цілі - встановлення єдиного порядку роботи з документами в університеті, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і оптимізація документообігу. Завдання - забезпечення чіткої роботи з документами, контроль за підготовкою та їх оформленням, своєчасним виконанням, вживання заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнення та аналіз даних про хід і результати цієї роботи, організація використання та зберігання документальних матеріалів, закінчених діловодством.

Функції канцелярії університету:

Забезпечення своєчасного перегляду вхідної, вихідної і внутрішньої документації, здійснення систематичного контролю за своєчасним виконанням документів, аналіз контролю їх виконання, складання відповідних довідок для керівництва.


Оформлення і розсилання розпорядчих документів, контроль за правильним оформленням документів.

Здійснення прийому, реєстрації, зберігання, обліку, постачання документів у підрозділи. Формування справ, а також підготовка до відправлення документів на зберігання. Організація роботи з прийому керівником відвідувачів. Розгляд і підготовка для доповіді керівництву відповідної кореспонденції. Аналіз справ у структурних підрозділах по роботі з документами, подання висновків та пропозицій щодо покращення роботи. Підготовка відповідних матеріалів для засідань, а також пропозицій керівництву університету і повідомлення про час проведення, обробка протоколів засідань, контроль виконання рішень. Контроль за термінами та своєчасним виконанням документів. Організація роботи з метою підвищення кваліфікації працівників структурних підрозділів та кафедр, які працюють з документами, розробка інструкції з діловодства. Ведення обліку і реєстрації документів, підготовка для доповіді керівництву університету та керівникам структурних підрозділів визначених документів, які стосуються їх компетентності. Складання номенклатури справ канцелярії та зведеної номенклатури справ університету, підготовка справ до здачі їх в архів. Приймання та реєстрація звернень, пропозицій та скарг громадян, заяв співробітників університету та контроль за виконанням вказівок керівництва щодо їх вирішення . Прийом вхідної кореспонденції (листів, бандеролей, посилок, періодичних видань) та розподіл її по структурним підрозділам, відправка належним чином оформлених поштових відправлень. Доставка термінової кореспонденції зовнішнім адресатам (установам та організаціям міста). Забезпечення згідно з встановленим порядком приймання, реєстрації, систематизації, зберігання та використання документальних матеріалів, що надійшли до архіву. Для виконання своїх функцій канцелярія взаємодіє з підрозділами університету: з керівниками структурних підрозділів та відповідальними за діловодство - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання документів в службових цілях;

з юрисконсультом - з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів; із службами відділу кадрів, фінансово-економічним - з питань розстановки кадрів, доставкою документів, відправленням документів; із службами матеріально-технічного постачання, адміністративно-господарською частиною - з питань забезпечення працівників канцелярії засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування; з керівниками інших установ та навчальними закладами - з питань роботи з документами.