Відмінності між версіями «Канцелярія університету»

Версія за 10:43, 3 грудня 2012

Основним завданням канцелярії є забезпечення чіткої організації діловодства в університеті у відповідності з основними положеннями ЄДСД, "Примірної інструкції з діловодства..." та інструкцією з організації та веденню діловодства в університеті.

Канцелярія є самостійним структурним підрозділом Національного університету «Львівська політехніка» та підпорядковується безпосередньо ректору. Канцелярія у своїй діяльності керується чинним законодавством України, Статутом університету, Колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку, розпорядженнями ректора.

Цілі та завдання канцелярії

Цілі - встановлення єдиного порядку роботи з документами в університеті, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і оптимізація документообігу.

Завдання - забезпечення чіткої роботи з документами, контроль за підготовкою та їх оформленням, своєчасним виконанням, вживання заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнення та аналіз даних про хід і результати цієї роботи, організація використання та зберігання документальних матеріалів, закінчених діловодством.

Функції канцелярії університету:

• Забезпечення своєчасного перегляду вхідної, вихідної і внутрішньої документації, здійснення систематичного контролю за своєчасним виконанням документів, аналіз контролю їх виконання, складання відповідних довідок для керівництва.

• Оформлення і розсилання розпорядчих документів, контроль за правильним оформленням документів.

• Здійснення прийому, реєстрації, зберігання, обліку, постачання документів у підрозділи.

• Формування справ, а також підготовка до відправлення документів на зберігання.

• Організація роботи з прийому керівником відвідувачів.

• Розгляд і підготовка для доповіді керівництву відповідної кореспонденції.

• Аналіз справ у структурних підрозділах по роботі з документами, подання висновків та пропозицій щодо покращення роботи.

• Підготовка відповідних матеріалів для засідань, а також пропозицій керівництву університету і повідомлення про час проведення, обробка протоколів засідань, контроль виконання рішень.

• Контроль за термінами та своєчасним виконанням документів.

• Організація роботи з метою підвищення кваліфікації працівників структурних підрозділів та кафедр, які працюють з документами, розробка інструкції з діловодства.

• Ведення обліку і реєстрації документів, підготовка для доповіді керівництву університету та керівникам структурних підрозділів визначених документів, які стосуються їх компетентності.

• Складання номенклатури справ канцелярії та зведеної номенклатури справ університету, підготовка справ до здачі їх в архів.

• Приймання та реєстрація звернень, пропозицій та скарг громадян, заяв співробітників університету та контроль за виконанням вказівок керівництва щодо їх вирішення .

• Прийом вхідної кореспонденції (листів, бандеролей, посилок, періодичних видань) та розподіл її по структурним підрозділам, відправка належним чином оформлених поштових відправлень.

• Доставка термінової кореспонденції зовнішнім адресатам (установам та організаціям міста).

• Забезпечення згідно з встановленим порядком приймання, реєстрації, систематизації, зберігання та використання документальних матеріалів, що надійшли до архіву.

Для виконання своїх функцій канцелярія взаємодіє з підрозділами університету:

• з керівниками структурних підрозділів та відповідальними за діловодство - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання документів в службових цілях;

• з юрисконсультом - з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;

• із службами відділу кадрів, фінансово-економічним - з питань розстановки кадрів, доставкою документів, відправленням документів;

• із службами матеріально-технічного постачання, адміністративно-господарською частиною - з питань забезпечення працівників канцелярії засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування;

• з керівниками інших установ та навчальними закладами - з питань роботи з документами.